Mẫu bảng chấm công theo giờ tự động Excel

Bảng chấm công là một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp theo dõi giờ làm việc của nhân viên một cách chính xác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm bảng chấm công theo giờ, cấu trúc, cách sử dụng và tải về sử dụng miễn phí bảng chấm công theo giờ tự động Excel miễn phí.

Bảng chấm công theo giờ là gì?

Bảng chấm công theo giờ tự động trong Excel được sử dụng để thu thập thông tin chấm công nhằm theo dõi số giờ làm việc của nhân viên của một doanh nghiệp, thường là theo ngày, tuần hoặc tháng. Bảng chấm công thường bao gồm các thông tin sau:

• Tên công ty
• Thông tin nhân viên
• Thời gian làm việc
• Giờ làm thêm
• Số giờ làm việc tổng cộng
• Giờ nghỉ trưa và nghỉ ngơi
• Ngày và thời gian chấm công

Có thể sử dụng bảng chấm công theo giờ tự động này để trích xuất số giờ làm việc, số giờ nghỉ, số giờ làm thêm, thời gian vào làm và thời gian tan ca cho mỗi ngày làm việc của một nhân viên.

Sau đó, dựa vào bảng chấm công theo giờ này để có thể tính lương và theo dõi những lần nghỉ trái phép, tăng ca làm thêm của nhân viên trong công ty để có thể thưởng hoặc phạt. Đây là một giải pháp tốt cho các doanh nghiệp nhỏ, nhà thầu và người tự kinh doanh.

Xem thêm:

Cách sử dụng hàm INDEX và MATCH tra cứu trong Excel

Cách thêm font chữ vào Microsoft Word đơn giản

Các thông tin cần có trong bảng chấm công theo giờ tự động Excel

Bảng chấm công theo giờ có thể được thiết kế theo nhiều cách khác nhau, nhưng nhìn chung sẽ bao gồm các phần chính sau:

1. Tên công ty.
2. Thông Tin Nhân Viên: Để theo dõi hoạt động của từng nhân viên, bảng chấm công cần bao gồm thông tin cá nhân như ID nhân viên, tên nhân viên, giới tính, chức vụ công việc, thuộc phòng ban nào,…
3. Thời Gian Làm Việc Hàng Ngày: Ghi chính xác giờ vào và giờ kết thúc là thông tin quan trọng giúp theo dõi thời gian làm việc hàng ngày của nhân viên.
4. Giờ Làm Thêm (Overtime): Đối với những giờ làm việc ngoài giờ hành chính, bảng chấm công cần ghi rõ giờ làm thêm để tính lương và quản lý tài nguyên nhân sự.
5. Số Giờ Làm Việc Tổng Cộng: Tính tổng số giờ làm việc trong ngày hoặc tuần để dễ dàng kiểm tra và đối chiếu với mục tiêu làm việc hoặc giờ làm việc quy định.
6. Giờ Nghỉ Trưa và Nghỉ Ngơi: Ghi rõ thời gian nghỉ trưa và các khoảng nghỉ ngơi giúp đảm bảo tính công bằng và chính xác trong việc tính lương và quản lý thời gian làm việc.
7. Ngày và Thời Gian Chấm Công: Điều này giúp quản lý theo dõi thay đổi trong lịch trình làm việc của nhân viên và có cái nhìn toàn diện về hiệu suất làm việc.
8. Chữ Ký Xác Nhận: Để tích hợp tính năng chữ ký xác nhận từ người quản lý, giúp xác minh và chứng thực thông tin chấm công

Tải mẫu bảng chấm công theo giờ tự động Excel cho doanh nghiệp nhỏ mới nhất

Mật khẩu giải nén (nếu có): thuthuatwiki.com

Hướng dẫn tải mẫu bảng lương chấm công theo giờ tự động Excel:

• Bước 1: Nhấn vào nút “Link Download“
• Bước 2: Đợi tiến trình chạy một chút, sau đó nhấn vào nút “Click here to download files“
• Bước 3: Chọn Tệp > Tải xuống > Microsoft Excel (.xlsx) để tải bảng mẫu chấm công tự động Excel về máy tính.

Cách sử dụng chi tiết mẫu bảng chấm công theo giờ Excel:

• Trong mẫu bảng lương chấm công theo giờ tự động, bạn có thể thay đổi khung giờ quy định của công ty: Giờ làm, giờ nghỉ trưa, giờ hết nghỉ trưa, giờ nghỉ tan ca.
• Trong mẫu bảng lương chấm công theo giờ tự động, mặc định thứ 7 và chủ nhật sẽ được nghỉ.
• Giờ làm quy định và lương cơ bản bạn có thể thay đổi, tuỳ theo doanh nghiệp của bạn.
• Có thể thay đổi tháng và năm, riêng năm có thể nhập trực tiếp trong mẫu ví dụ bảng lương chấm công theo giờ tự động.
• Giờ nghỉ nhân viên sẽ tự nhập tay vì có thể thay đổi.
• Khấu trừ bằng tổng số giờ thiếu sau đó nhân cho số tiền phạt đi trễ cho mỗi giờ. Trong bảng mẫu chấm công đang lấy số tiền phạt sẽ tương ứng với mức lương cơ bản tức là 60,000 đồng/h. (Nếu doanh nghiệp bạn có mức tiền phạt đi trễ khác với mẫu ví dụ, bạn có thể thay đổi).
• Tương tự khấu trừ, số tiền thưởng tăng ca sẽ tương ứng mức lương cơ bản trong mẫu ví dụ. (Nếu doanh nghiệp bạn có mức tiền thưởng thêm tăng ca cho mỗi giờ khác với mẫu ví dụ, bạn có thể thay đổi).
• Tổng lương sẽ bằng lương cơ bảng trừ lương khấu trừ và cộng lương tăng ca.

Hướng dẫn thực tế sử dụng mẫu bảng chấm công theo giờ

Bảng chấm công theo giờ trong Excel có thể được sử dụng để tính toán các chỉ số liên quan đến thời gian làm việc của nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là một số hướng dẫn thực tế trong Excel để sử dụng bảng chấm công theo giờ:

Sử dụng hàm SUM để tính tổng số giờ làm việc:

=SUM(G8:G38)*H5

Hàm SUM sẽ tính tổng các giá trị trong phạm vi ô G8 đến G38, sau đó nhân với H5 (tức là nhân với mức lương cơ bản)

Sử dụng hàm IF để xác định giờ làm thiếu:

=IF(G8>=$H$4;"";$H$4-G8)

Sử dụng hàm IF để xác định giờ làm thêm:

=IF(G8="";"";IF(G8<=$H$4;"";G8-$H$4))

Sử dụng hàm SUM để khấu trừ giờ làm thiếu

=SUM(H8:H38)*H5

Hàm SUM sẽ tính tổng số giờ làm việc bị thiếu trong phạm vi ô H8 đến H38, sau đó nhân với H5 (tức là nhân với mức lương cơ bản)

Sử dụng hàm SUM để tính lương tăng ca

=SUM(I8:I38)*H5

Hàm SUM sẽ tính tổng số giờ thừa trong phạm vi ô I8 đến I38, sau đó nhân với H5 (tức là nhân với mức lương cơ bản)

Các loại mẫu bảng chấm công theo giờ Excel khác

• Mẫu bảng chấm công theo giờ có quản lý phép
• Mẫu bảng chấm công theo giờ có quản lý tăng ca
• Mẫu bảng chấm công theo giờ có quản lý ca làm việc
• Mẫu bảng chấm công theo giờ có thống kê báo cáo
• Mẫu bảng chấm công tổng hợp
• Mẫu bảng chấm công theo công việc
• Mẫu bảng chấm công theo tháng

13 công thức bảng chấm công theo giờ thông dụng trong Excel?

• Hàm SUM (Hàm Tính tổng): Hàm này được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi cụ thể, thích hợp để tính tổng số giờ làm việc trong bảng chấm công. Ví dụ:

=SUM(B2:B10)

Hàm này sẽ tính tổng các giá trị trong phạm vi ô B2 đến B10.

• Hàm IF (Hàm NẾU): Hàm IF giúp áp dụng các điều kiện và trả về giá trị khác nhau tùy thuộc vào điều kiện đó, hữu ích khi xác định giờ làm thêm hay không. Ví dụ:

=IF(B2>C2,B2-C2,0)

Hàm này sẽ trả về giá trị B2-C2 nếu B2 lớn hơn C2, ngược lại sẽ trả về giá trị 0.

• Hàm VLOOKUP (Hàm Tìm kiếm): Được sử dụng để tra cứu giá trị trong bảng và trả về giá trị tương ứng, có thể dùng để kết hợp với mã nhân viên để lấy thông tin chi tiết. Ví dụ:

=VLOOKUP(A2,ThongTinNhanVien,2,0)

Hàm này sẽ trả về giá trị tại cột thứ 2 trong bảng ThongTinNhanVien ứng với giá trị trong ô A2.

• Hàm HLOOKUP: Tra cứu thông tin nhân viên dựa trên tên, giúp kết hợp thông tin cá nhân với bảng chấm công. Ví dụ:

=HLOOKUP(A2,ThongTinNhanVien,1,0)

Hàm này sẽ trả về giá trị tại cột thứ 1 trong bảng ThongTinNhanVien ứng với giá trị trong ô A2.

• Hàm HOUR (Hàm Giờ): Hàm HOUR trích xuất phần giờ từ một giá trị thời gian, giúp tính số giờ làm việc. Ví dụ:

=HOUR(B2)

Hàm này sẽ trả về phần giờ trong giá trị thời gian trong ô B2.

• Hàm NETWORKDAYS: Hàm này tính số ngày làm việc giữa hai ngày, tính số ngày làm trong bảng chấm công. Ví dụ:

=NETWORKDAYS(A2,B2)

Hàm này sẽ trả về số ngày làm việc giữa ngày trong ô A2 và ngày trong ô B2.

• Hàm TEXT: Dùng để định dạng giờ làm việc thành dạng văn bản, cần thiết khi muốn hiển thị đồng đều theo định dạng hh:mm. Ví dụ:

=TEXT(B2,"hh:mm")

Hàm này sẽ định dạng giá trị thời gian trong ô B2 thành dạng hh:mm.

• Hàm COUNTIF: Đếm số lượng ô trong một phạm vi thỏa mãn điều kiện cụ thể, dùng để đếm số lần nhân viên làm việc vào các ca khác nhau. Ví dụ:

=COUNTIF(B2:B10,"8:00")

Hàm này sẽ đếm số ô trong phạm vi B2:B10 có giá trị là “8:00”.

• Hàm COUNTA: Đếm số ngày mà nhân viên đã tham gia làm việc, bao gồm cả những ngày không nghỉ. Ví dụ:

=COUNTA(B2:B10)

Hàm này sẽ đếm số ô trong phạm vi B2:B10 có giá trị khác rỗng.

• Hàm DATEDIF: Tính số ngày làm việc giữa hai ngày cụ thể, rất hữu ích cho việc tính lương. Ví dụ:

=DATEDIF(A2,B2,"d")

Hàm này sẽ trả về số ngày làm việc giữa ngày trong ô A2 và ngày trong ô B2, sử dụng đơn vị “d” (ngày).

• Hàm AVERAGE: Tính trung bình số giờ làm việc mỗi ngày, giúp đánh giá hiệu suất làm việc.
• Hàm ROUND: Hàm này giúp làm tròn giờ làm việc đến đơn vị thời gian mong muốn, chẳng hạn là làm tròn đến 15 phút gần nhất. Ví dụ:

=ROUND(B2,"0:15")

Hàm này sẽ làm tròn giá trị thời gian trong ô B2 đến đơn vị 15 phút gần nhất.

• Hàm NETWORKDAYS.INTL: Tính số ngày làm việc theo lịch làm việc tùy chỉnh, phù hợp với các ngày nghỉ đặc biệt. Ví dụ, để tính số ngày làm việc giữa ngày 1 tháng 1 năm 2023 và ngày 31 tháng 1 năm 2023, sử dụng lịch làm việc tùy chỉnh “Lịch làm việc của công ty ABC”, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=NETWORKDAYS.INTL(DATE(2023,1,1),DATE(2023,1,31),"Lịch làm việc của công ty ABC")

Công thức này sẽ trả về số ngày làm việc giữa ngày 1 tháng 1 năm 2023 và ngày 31 tháng 1 năm 2023, sử dụng lịch làm việc tùy chỉnh “Lịch làm việc của công ty ABC”.

Các phương pháp chấm công phổ biến hiện nay ở Việt Nam

Việc quản lý giờ làm việc của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và tuân thủ các quy định của doanh nghiệp. Chấm công là một phần thiết yếu của quá trình quản lý này, và việc lựa chọn phương pháp chấm công phù hợp có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên.

Các phương pháp chấm công phổ biến

Có nhiều phương pháp chấm công được sử dụng phổ biến tại Việt Nam, bao gồm:

1. Chấm công thủ công bằng Excel: Phương pháp chấm công truyền thống và đơn giản nhất, sử dụng bảng biểu Excel để ghi chép giờ vào và giờ ra của nhân viên. Tuy nhiên, phương pháp này dễ gian lận và không quản lý được giờ ra vào chi tiết chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.
2. Chấm công bằng máy chấm công: Máy chấm công tự động quét và lưu lại các thông tin của nhân sự lên hệ thống, giảm thiểu khả năng sai sót và tăng hiệu quả.
3. Chấm công bằng thẻ từ: Các thông tin của nhân viên sẽ được lưu trong thẻ này, mỗi khi chấm công, bạn chỉ cần quẹt thẻ vào máy đọc thẻ.
4. Chấm công bằng vân tay: Sử dụng công nghệ sinh trắc học để quét nhận diện vân tay. Bạn chỉ cần đặt ngón tay lên máy chấm công là có thể điểm danh khi đi làm.
5. Chấm công bằng mống mắt: Một hình thức chấm công hiện đại, sử dụng công nghệ nhận dạng mống mắt để chấm công.
6. Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt: Sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt để xác định danh tính, bạn chỉ cần đứng trước camera của máy để chấm công.
7. Chấm công bằng GPS: Sử dụng công nghệ định vị GPS để chấm công.

Việc lựa chọn phương pháp chấm công phù hợp không chỉ phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp mà còn phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau, việc sử dụng công nghệ chấm công GPS có thể là một lựa chọn tốt.

Hướng dẫn lựa chọn phương pháp chấm công phù hợp

• Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần xác định số lượng nhân viên, ngân sách, nhu cầu quản lý và khả năng sử dụng đồ công nghệ của nhân viên.
• So sánh các phương pháp chấm công: Doanh nghiệp nên so sánh các phương pháp chấm công về ưu, nhược điểm và chi phí đầu tư.
• Lựa chọn phương pháp phù hợp: Doanh nghiệp nên lựa chọn phương pháp chấm công phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình.

Kết luận

Bảng chấm công theo giờ tự động Excel là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp nhỏ giải quyết bài toán quản lý nhân sự. Với những ưu điểm như dễ sử dụng, linh hoạt và tiết kiệm chi phí, bảng chấm công trên Excel là một lựa chọn đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp nhỏ.

Với sự hỗ trợ của bảng chấm công theo giờ tự động Excel, doanh nghiệp nhỏ có thể nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch trong công tác tính lương, thưởng và các chế độ phúc lợi.