Các phím tắt trong Excel giúp bạn xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá danh sách các “phím tắt Excel thông dụng” và cách sử dụng chúng để nâng cao hiệu suất làm việc của bạn.
Cơ bản về phím tắt Excel
Excel hỗ trợ rất nhiều phím tắt giúp bạn làm việc hiệu quả và tăng năng suất. Thay vì truy cập thanh công cụ bằng chuột, hai hoặc ba lần nhấn phím được sử dụng để thực hiện các chức năng quan trọng. Thì bạn sử dụng phím tắt Excel sẽ tăng tốc độ đáng kể và do đó giảm thời gian làm việc.
Bây giờ câu hỏi đặt ra là bạn có cần bắt buộc phải ghi nhớ các phím tắt Excel hay không?. Sẽ là một lợi thế nếu bạn có thể nhớ được một vài phím tắt Excel trong số chúng. Nếu luyện tập thường xuyên, bạn sẽ có thể nhớ được hầu hết các phím tắt Excel thông dụng.
Bây giờ chúng ta hãy xem bảng tóm tắt phím tắt Excel mà bạn nên biết khi làm việc trên Microsoft Excel. Trong bài viết này, chúng tôi đã phân loại 30 phím tắt Excel dựa trên hoạt động của chúng. Đầu tiên chúng ta sẽ xem xét các phím tắt của sổ làm việc.
Xem thêm:
Mẫu bảng chấm công theo giờ tự động Excel [Miễn phí mới nhất]
Cách sử dụng hàm INDEX và MATCH tra cứu trong Excel
Cách Tính Tổng Trong Word Đơn Giản Và Hiệu Quả
Phím tắt Excel làm việc trong Workbook
Trong phần này, chúng ta sẽ hiểu những phím tắt Excel cơ bản vận hành một bảng tính.
| Mô tả | Phím tắt Excel |
|---|---|
| Tạo một bảng tính mới | Ctrl + N |
| Mở một cửa sổ làm việc hiện có | Ctrl + O |
| Lưu cửa sổ làm việc/ bảng tính | Ctrl + S |
| Đóng cửa sổ làm việc hiện tại | Ctrl + W |
| Đóng Excel | Ctrl + F4 |
| Chuyển sang Sheet tiếp theo | Ctrl + PageDown |
| Chuyển về Sheet trước | Ctrl + PageUp |
| Chuyển đến tab Data | Alt + A |
| Chuyển đến tab View | Alt + W |
| Chuyển đến tab Formula | Alt + M |
Đó là những phím tắt Excel có thể giúp bạn sử dụng trong bảng tính của mình. Sau khi tạo cửa sổ làm việc xong, bước quan trọng tiếp theo là định dạng ô.
Phím tắt định dạng ô
Một ô trong Excel chứa tất cả dữ liệu mà bạn đang làm việc. Một số phím tắt Excel khác nhau có thể được áp dụng cho một ô, chẳng hạn như chỉnh sửa ô, căn chỉnh nội dung ô, thêm đường viền vào ô, thêm đường viền cho tất cả các ô đã chọn,…
| Mô tả | Phím tắt Excel |
|---|---|
| Chỉnh sửa một ô | F2 |
| Sao chép và dán ô | Ctrl + C, Ctrl + V |
| In nghiêng và in đậm chữ | Ctrl + I, Ctrl + B |
| Căn giữa nội dung ô | Alt + H + A + C |
| Tô màu | Alt + H + H |
| Thêm border | Alt + H + B |
| Loại bỏ outline border | Ctrl + Shift + _ |
| Thêm border vào các ô được chọn | Ctrl + Shift + & |
| Chuyển sang ô tiếp theo | Tab |
| Di chuyển về ô trước đó | Shift + Tab |
| Chọn tất cả các ô bên phải | Ctrl + Shift + Mũi tên phải |
| Chọn tất cả các ô bên trái | Ctrl + Shift + Mũi tên trái |
| Chọn cột từ ô đã chọn đến cuối bảng | Ctrl + Shift + Mũi tên xuống |
| Chọn tất cả các ô phía trên ô đã chọn | Ctrl + Shift + Mũi tên lên |
| Chọn tất cả các ô bên dưới ô đã chọn | Ctrl + Shift + Mũi tên xuống |
Top 20 phím tắt Excel ứng dụng thực tế bạn cần biết
Chúng tôi đã tổng hợp khoảng 20 phím tắt Excel cơ bản thông dụng ứng dụng trong công việc văn phòng thực tế mà bạn cần biết. Nếu đó là phím tắt chức năng bạn sử dụng nhiều, hãy cố gắng ghi nhớ các phím tắt Excel này!
Xem thêm: Lỗi #VALUE trong Excel: nguyên nhân và 7 cách khắc phục chi tiết
Di chuyển dẫn hướng – Trước/Tiếp theo
Phân loại dữ liệu và thực hiện các phép tính tích hợp bằng nhiều bảng tính là một ưu điểm lớn của Excel. Trong khi làm việc, bạn thường di chuyển xung quanh trang tính và việc sử dụng phím tắt sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc nhấp chuột vào tab trang tính mỗi lần.
- Đi tới bảng tính tiếp theo. Nếu bạn đang ở trang cuối cùng, thao tác này sẽ không có tác dụng: Ctrl + PgDn
- Đi tới bảng tính trước. Nếu bạn đang ở trang đầu tiên, thao tác này sẽ không có tác dụng: Ctrl + PgUp
Chuyển đổi menu Ribbon
Khi làm việc với nhiều dữ liệu, menu ribbon đôi khi bị cản trở. Nó chiếm khá nhiều không gian màn hình. Khi gặp tình trạng này, bạn chỉ cần chuyển đổi để ẩn nó và làm cho nó hiển thị lại.
Nhấn phím tắt Ctrl + F1 Hoặc Ctrl + Fn+ F1 nếu sử dụng laptop bị rút gọn bàn phím.
Xem thêm: Cách chuyển đổi định dạng PDF sang Excel
Chuyển đổi chèn – xoá bộ lọc trong danh sách hoặc bảng dữ liệu
Ctrl + Shift + L
Chức năng này giúp bạn dễ dàng thực hiện tác vụ lọc dữ liệu và quản lý danh sách hoặc bảng dữ liệu trong Excel một cách hiệu quả. Đây là một tính năng tôi sử dụng thường xuyên.
Chọn tất cả
Ctrl + A
Đây có lẽ là phím tắt được nhiều người biết đến. Tuy nhiên trong Excel, phím tắt này hoạt động khác nhau tùy theo từng tình huống.
- Khi chọn một ô trống: chọn toàn bộ trang tính
- Khi chọn bảng: Chọn toàn bộ bảng
Đi đến ô đầu tiên/cuối cùng trong bảng tính
Di chuyển đến ô đầu tiên ta sử dụng phím tắt Ctrl + Home
Di chuyển đến ô cuối cùng ta sử dụng phím tắt Ctrl + End
Chọn hàng/cột
Chọn hàng (dòng): Nhấn phím tắt Shift + Space
Chọn cột: Nhấn phím tắt Ctrl + Space
Ngắt dòng trong ô
Nếu bạn muốn ngắt dòng khi nhập dữ liệu vào một ô, hãy nhập phím tắt Alt + Enter
Hiển thị cửa sổ Format Cells
Nhấn phím tắt Ctrl + 1 để hiện hộp thoại Format Cells.
Định dạng số nhanh chóng
Nếu dữ liệu số được nhập vào, bạn có thể định dạng nó bằng các phím tắt Excel đơn giản.
Định dạng chung: Ctrl + Shift + ~
Định dạng tiền tệ: Ctrl + Shift + $
Định dạng phần trăm: Ctrl + Shift + %
Định dạng số trong khoa học: Ctrl + Shift + ^
Định dạng ngày tháng: Ctrl + Shift + #
Định dạng thời gian: Ctrl + Shift + @
Định dạng số: Ctrl + Shift + !
Chuyển đổi hiển thị một công thức trong excel
Để hiển thị tất cả các công thức (chứ không chỉ các giá trị được tính toán) trong bảng tính Excel hiện tại, hãy nhấn phím tắt Ctrl + `
Chèn thêm hàng/cột trong excel
Khi bạn nhập Ctrl + Shift + +, hộp thoại Insert Row/Column sẽ được hiển thị.
Xóa hàng/cột
Ta sử dụng phím tắt Ctrl + -
Tạo một bảng tính mới
Ta sử dụng phím tắt Ctrl + N
Mở một bảng tính đã tồn tại
Ta sử dụng phím tắt Ctrl + O
Lưu bảng tính hiện tại
Ta sử dụng phím tắt Ctrl + S
In bảng tính
Sử dụng phím tắt Ctrl + P
Chèn siêu liên kết Hyperlink
Ta sử dụng phím tắt Ctrl + K
Ẩn hàng/cột đã chọn
- Để ẩn hàng đã chọn: Ctrl + 9
- Để ẩn cột đã chọn: Ctrl + 0
Tự động tính tổng các số trong hàng hoặc cột
Alt + =
Mở Visual Basic for Applications (VBA)
Ta sử dụng phím tắt Alt + F11 hoặc Alt + Fn+ F11 nếu sử dụng laptop bị rút gọn bàn phím.
Kết luận
Bạn cảm thấy thế nào? Có rất nhiều phím tắt Excel hữu ích với bạn phải không?
Hãy ghi chép lại cố gắng ghi nhớ và sử dụng chúng sẽ giúp bạn tăng hiệu quả công việc rất nhiều đó, biết đâu danh sách các phím tắt Excel thông dụng này giúp bạn thành một chuyên gia Excel lão làng ở công ty thì sao ^^.
Câu hỏi thường gặp
1. Phím tắt Excel là gì?
Phím tắt Excel là tổ hợp bàn phím cho phép bạn thực hiện các tác vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn làm việc với các bảng tính lớn.
Ví dụ: thay vì nhấp vào nút “Bold” trên thanh công cụ, bạn có thể nhấn Ctrl+B để in đậm một ô.
2. Tại sao phím tắt Excel lại quan trọng?
Phím tắt rất quan trọng trong Excel vì chúng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách sử dụng phím tắt, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tập trung vào các tác vụ khác.
3. Một số phím tắt Excel phổ biến nhất là gì?
Dưới đây là một số phím tắt Excel phổ biến nhất:
- Ctrl+C – Sao chép
- Ctrl+V – Dán
- Ctrl+Z – Hoàn tác
- Ctrl+Y – Làm lại
- F2 – Chỉnh sửa ô
- Ctrl+A – Chọn tất cả
- Home – Di chuyển về đầu bảng tính
- End – Di chuyển về cuối bảng tính
- PGUp – Cuộn lên một trang
- PGDn – Cuộn xuống một trang